おはようございます。稲垣陽子です。
コロナ禍の影響で、急遽在宅勤務になった人も多いのではないでしょうか。
特に、あなたが上司の立場だったら、在宅勤務の部下とどのようにコミュニケーションを取ればいいのか困っていませんか。
会社からは、こまめに部下と連絡を取るようにとだけ指示をされ、ズームやteamsなど、ツールは用意されたけれど、さてさて実際にどのように活用すればいいのか戸惑っている人も多いのではと思います。
そこで、今日は、在宅勤務となった部下と「電話会議システム」を使った1対1の面談で工夫できるポイントについてお伝えします。
今、１対１の面談が必要な理由
まず、大前提に1対1の面談は必要か？と疑問に思う人がいるかもしれません。
「毎日チームミーティングをやっている」「メールで報告が来ている」など、1対1の面談はしていないけれど、部下とは連絡はとっているので、わざわざ1対1の面談は必要ないのでは？という人もいます。
個人的には、この期間1回でいいので、1対1の面談をして欲しいと思います。
今回のような未曾有の事態の中では、どんな人も何かしらの不安や戸惑いがあるものです。また毎日出社していた人が慣れない在宅勤務となり環境が変わることは本人すら気づかないストレスになっています。
1対1で誰かに自分の気持ちや状況を話すだけでストレスは軽減されます。
グループでは全体の総意に影響されますので、なかなか人と比較せず自分の気持ちや状況を話すのは難しいです。
時間は30分程度で構いません。ぜひ1回は設定してみてください。
では、その面談で工夫する3つのポイントについてお伝えします。
1．事前に面談の目的と流れを伝える
上司から、1対1の面談をしたい、と言われて緊張したり、構えたりする部下が一定数います。特に、普段から面談をしていないと、何を聞かれるのだろう、下手なことを言って評価に影響するのではないかと思う人もいますし、そもそも自分のことをペラペラと話すことを苦手にしている人も多いです。
そこで、どういう目的で面談を行うのか、意図を事前にきちんと伝えておきましょう。
「在宅勤務の状況と不安に思うことを教えて欲しいなど」抽象的なテーマで構いません。
また、ネガティブなことを言っても評価に影響しない、自由に話してほしいなど、スタンスも伝えておきましょう。
次に時間と今日の流れも伝えておきましょう。時間は30分でこれとこれとこれについて聞かせて欲しいと事前に伝えておきます。話し下手な人はこれで準備することができます。
2．カメラを効果的に使う
カメラがあることで、微細な表情がわかるので情報量が多くなり、上司としては話しやすくなります。
しかし、カメラ越しに話すことに抵抗感がある人も一定数います。
異性の部下や、自宅を見られたくない人にとっては覗かれるような気持ちになるでしょう。
また、カメラで自分の顔を見ながら話すことが気になる人もいます。
そこで、まずはあなた自身がカメラを意識していない素振りをすることが大事です。
時には手元の資料に目を落とし、それを見ながら話したり、パソコンの資料に目を向けたり、ずっと部下を見ているわけではないことを素振りで伝えることで、相手も息抜きができます。
また、カメラがあることで、こちらの無言のメッセージも伝わりやすくなります。
うまく相槌や質問、承認ができないと思っていた方は、ここはノンバーバルなコミュニケーションに挑戦してみてください。
しっかり頷く事は必須です。あなたの頷きは必ず伝わります。また無言でいいので、手でokマークを出したり、親指を立てたりします。手をうまく使うと、コミュニケーションにリズムがでてきます。
また、大袈裟なくらいに笑顔や驚いた顔にもなりましょう。これらが質問や承認の代わりとなって、話をつないでくれます。
3、類義語を多用する
顔を合わせた面談では気にならないのに、カメラを使った面談だと気になるのが沈黙です。
沈黙は相手に考えさせる時間と捉え、気にしないのも一つですが、相手にとっては1対1の関係の中で思考が硬直したことで、生じることも考えられます。
そこで、言葉を変えて同じ意図の質問をすることも効果的です。
例えば、不安なことはなんですか？という質問に答えられなくなった部下に対して、「困っていること」「気になること」など、不安という言葉を別の言葉で言い換えて質問してみます。
すると、不安じゃないけれど困ったことはあるな、と、部下の視点が広がり言葉が出てくることがあります。
以上、3つのポイントについてお伝えしました。
実際に部下と1対1の面談をしたことで、
・部下のことをより理解することができた
・チームミーティングにも効果が波及し、意見を出してもらえるようになった
・また面談してほしいと言われた
など、部下との関係が好転し、仕事がしやすくなった事例はよく聞きます。
1対1の面談に抵抗がある方もぜひ試してみてくださいね。
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